イベントは企業や団体にとって重要なビジネス機会を提供する一方で、その運営には膨大な作業が伴います。従来のアナログ管理では、手作業や複数のツールを用いることが多く、運営スタッフにとって時間と労力の負担が大きいのが現状です。
しかし、近年注目を集めているのがイベント管理のデジタル化です。本記事では、デジタル化によるメリット、具体的な導入ステップ、そしてbravesoftが提供するイベント管理ツール「eventos（イベントス）」を活用した効率化事例について詳しく解説します。

目次

  1. はじめに
  2. イベント管理のデジタル化で得られるメリット
    • 業務の一元管理と情報の可視化
    • 業務プロセスの自動化
    • データの有効活用による効果測定
    • コスト削減と持続可能性の向上
  3. イベント管理のデジタル化を進めるためのステップ
    • 目的を明確化する
    • ツールを選定し試用する
    • 導入と運用体制の構築
    • 効果測定と改善を繰り返す
  4. イベントDXサービスの「eventos」を活用した成功事例
  5. まとめ

 

イベント管理のデジタル化で得られるメリット

デジタルツールを導入することで、イベント運営は以下のように大きく改善されます。

1. 業務の一元管理と情報の可視化

デジタルツールを活用することで、参加者リスト、スケジュール、登壇者情報、スポンサー資料など、イベントに関するデータを一元的に管理することが可能です。
リアルタイムのデータ更新が可能なため、急な変更への対応も迅速に行え、情報共有の円滑化が図れます。また、紙媒体や手作業のミスを減らし、運営の信頼性を高めることができます。

2. 業務プロセスの自動化

参加者登録、リマインドメール送信、アンケート回収と集計など、煩雑な業務を自動化することで、スタッフの負担を軽減できます。例えば、QRコードを使ったデジタル受付を導入すれば、受付業務の効率化だけでなく、待ち時間の短縮にもつながります。

3. データの有効活用による効果測定

どのセッションに多くの参加者が集まったか、どのコンテンツが好評だったかといった情報を収集・分析できます。これにより、次回のイベント企画に役立つデータが得られるほか、参加者満足度を向上させる改善ポイントを特定することも可能です。

4. コスト削減と持続可能性の向上

デジタル管理により紙や印刷物の使用量を削減し、環境負荷の低減にも貢献できます。また、オンラインでの情報配信により、スタッフや運営にかかるコストの削減も期待できます。

 

イベント管理のデジタル化を進めるためのステップ

1. 目的を明確化する

デジタル化の目標を具体的に設定します。
たとえば、参加者データを活用したいのか、受付業務を効率化したいのか、目的を明確にすることで適切なツールの選定が可能になります。

2. ツールを選定し試用する

市場にはさまざまなイベント管理ツールがあります。機能や価格を比較し、自社のニーズに最適なものを選びましょう。無料トライアルやデモを活用することも重要です。

3. 導入と運用体制の構築

ツールをスムーズに運用するためには、スタッフ全員がその使い方を理解することが大切です。導入時に研修や操作マニュアルを用意し、全員が同じ基準で運用できるようにします。

4. 効果測定と改善を繰り返す

導入後は、業務効率化の成果を測定し、必要に応じて運用方法を改善します。参加者の満足度やコスト削減率などを数値化し、継続的に最適化を図りましょう。

 

「eventos」を活用した成功事例

2024年2月に東京ビッグサイトで開催された「DX 総合 EXPO 2024 春 東京」では、eventosの多機能を活用し、展示会の運営が大きく進化しました。これにより、来場者の体験が大幅に向上し、出展者や主催者にとっても大きな成果を生み出しました。

主な成果：

  • 受付の効率化
    来場者はスマートフォンの「マイページ」からQRコードを提示するだけで、スムーズな受付を実現。従来の長時間待機列を解消し、混雑を防止しました。事前にバッジを印刷して持参することで、さらに効率的に入場できました。

  • 出展者向けリードスキャナーの導入
    出展者は「eventos」のリードスキャナー機能を活用し、来場者のQRコードをリアルタイムで読み取ることで、即座に来場者情報を取得。これにより、アプローチのタイミングを逃すことなく、効率的なリード管理が可能となりました。

  • デジタル名刺交換システム
    新たに導入された「マイフォルダ」と「マイレポート」により、来場者はデジタル名刺交換を通じて出展者との情報を簡単に管理・評価することができ、展示会後にレポートとしてシェアすることも可能に。記憶に頼らず、確実に情報を記録できる環境が整いました。

  • AIチャットボットによるサポート
    会場内外で来場者の質問に対応するため、AIチャットボット「AI chatbot ルーク」を導入。展示会関連の質問だけでなく、会場外の情報にも即座に対応し、来場者の利便性を向上させました。

  • 参加者の回遊率向上
    「ビズクルガチャ」によるインセンティブ施策を実施。来場者がデジタル名刺交換をするたびにガチャを回す回数が増え、これによりブース訪問数が140％向上し、参加者の回遊率を大幅に改善しました。

結果として、
「DX 総合 EXPO 2024 春 東京」では、出展者と来場者の双方にとって、より効率的かつ魅力的なイベント体験が提供され、参加者の満足度が大きく向上しました。

 

まとめ

イベント運営のデジタル化は、業務の効率化にとどまらず、コスト削減、持続可能性の向上、そして参加者体験の質の向上にも大きく寄与します。

bravesoftが提供する「eventos」は、単なるイベント管理ツールではなく、イベント運営全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を支援する包括的なサービスです。これにより、イベント運営に関するさまざまな課題を解決すると同時に、参加者データの活用や顧客満足度の向上も実現します。

また、イベント管理TODOシステム「出展ブースター」も提供しています。「出展ブースター」は、イベント主催の管理効率化と出展者業務負担の軽減を実現するTODO管理システムです。簡単にカスタマイズ可能な出展申請フォームの作成機能や、主催者・出展者双方が申請状況を一目で把握できるダッシュボードを活用することにより、イベント当日までストレスフリーで準備を進めることができます。

もし、イベント運営における課題やデジタル化の可能性に興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。「eventos」や「出展ブースター」を通じて、イベントをよりスムーズかつ成功へ導くお手伝いをさせていただきます。

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